אולמות אירועים וחברת הפקות לאירועים
תכנון אירוע יכול להיות משימה בלתי אפשרית. תשאלו כל מי שיצא לו לתכנן חגיגת יום הולדת גדולה, בר/בת מצווה, מסיבות רווקים/רווקות ואפילו חתונה. ככל שהאירוע יהיה יותר גדול, כך יהיה קשה יותר לתכנן אותו וכמובן לבצע את כל התוכניות במלואן. יש כל כך הרבה דברים שצריך לעשות, כמו לחפש אולמות אירועים, לשלוח הזמנות, לבחור קייטרינג והרשימה עוד ארוכה.
יש פתרון למיואשים
מי שלא יצא לו מעולם לתכנן אירוע בסדר גודל של יותר ממסיבת כיתה תמימה, כנראה יתרגש מעצם הרעיון של תכנון אירוע גדול ויעשה כמיטב יכולתו, עד גבול יכולתו. מי שכבר התנסה בארגון אירוע גדול בוודאי כבר יודע שזה לא רק טעימות אוכל וכיף חיים, אלא עבודה קשה שמתחילה זמן רב לפני האירוע, נמשכת לאורכו ומסתיימת אחריו.
לרשותם של המנוסים וגם הלא מנוסים עומד פתרון גאוני בתכנון וארגון אירוע, והוא חברת הפקות לאירועים. מדובר בעצם בחברה שדואגת לכל שלב ופרט קטן באירוע, על מנת שבעלי השמחה יכלו להתרכז בחגיגות ובאורחים, ולא לדאוג לכלום.
מה עושה חברת ההפקות?
מי שארגן בעבר אירועים גדולים יעדיף לפנות לחברת הפקות כבר מהרגע הראשון, אפילו לפני שמחפשים אולמות אירועים. כאשר יוצרים קשר עם חברה להפקת אירועים, החברה בעצם דואגת לכל התכנון והביצוע של האירוע. צריך לשלוח הזמנות, לוודא הגעתם של האורחים, לבחור ממגוון של אולמות אירועים או גני אירועים את זה שיתאים לגודל ואופי האירוע, לסדר מקומות ישיבה, לבחור קייטרינג וכו'.
גם במהלך האירוע יש הרבה עבודה. צריך לוודא שכל המוזמנים הגיעו ומצאו את המקומות המיועדים להם, צריך לפקח על המלצרים והברמנים ולתזמן את הגשת האוכל, וכמובן לדאוג שכל שלב באירוע יצא אל הפועל כמתוכנן. כאשר מדובר בחתונה סדר האירועים הוא חשוב במיוחד, והתזמון שלהם צריך להיות מדויק.
למה אנחנו צריכים את חברת ההפקות?
לא פעם שמענו מחברים ומכרים שחגגו אירוע שהם אינם זוכרים דבר ממה שהיה, לא נגעו באוכל ולא היה להם זמן לרקוד. זאת משום שהם היו עסוקים בתפעול השוטף של האירוע ולא יכלו למצוא רגע פנוי להנות קצת. גם במהלך האירוע, נציג מטעם חברת ההפקות יהיה נוכח וידאג שהכל יתפקד כמו שצריך, וישאיר לבעלי השמחה רק את השמחה.