אז
סיימתן לקרוא את כתבת עשרת השלבים שלנו (מה, לא
קראתן עדיין?!), קיבלתן ידע יקר מפז וטיפים חשובים ועשיתן קפיצת ראש היישר לתחנה
השנייה.
חתונה זה פרויקט, וכל פרויקט צריך
מנהלת. זו את, נעים מאוד :)
קודם
כל, הרשו לנו להחמיא לכן – אתן כבר בדרך הנכונה!
ועדיין,
רק לפני רגע קיבלתן טבעת, התחלתן להתרגל לטייטל של "מאורסת" והנה אתן
כבר נדרשות להפשיל שרוולים ולגבש את רשימת המוזמנים לחתונה.
כן,
ממש ככה – אומנם נדמה שיש עוד זמן לזה, אך למעשה מדובר בצעד הראשון שעליכן לעשות,
אפילו עוד לפני שתחפשו לוקיישן לאירוע. רק שבניגוד לרשימת קניות לבית, רשימת
מוזמנים לחתונה, איך לומר? טיפה מסובכת יותר.
למזלנו,
אנחנו נמצאים בשנת 2019 והטכנולוגיה עומדת לרשותנו.
חברת iEvent פיתחה פתרון דיגיטלי מתקדם המאפשר לכן גם לנהל
את רשימת המוזמנים שלכן ישירות מהאתר, גם לשלוח עד 200 הזמנות מעוצבות אישית ללא
עלות ישירות לוואטסאפ או למייל, וגם לקבל אישורי הגעה דיגיטליים, מה שיחסוך
לכן זמן יקר וכסף!
כמו
כן, המפיקים הדיגיטליים שלנו ישמחו לשלוף עבורכם כמה שפנים מהכובע ולתת לכם טיפים פרקטיים
ויצירתיים לגיבוש רשימת מוזמנים בקלות ובמהירות. שווה להתייעץ איתם עוד לפני שאתן
מתחילות להכין את הרשימה!
למי
שבכל מקרה רוצה לנהל את כל ענייני רשימת המוזמנים בעצמה (בכל זאת, מנהלת פרויקטים),
הכנו כמה טיפים קריטיים שיעזרו לכן לקצר זמנים ולייעל תהליכים:
שלב
א': איך מתחילים לתכנן את רשימת המוזמנים? (טיפ הזהב שלנו)
אנחנו
יודעות. הדבר הכי מפתה הוא לשלוף דף A4 מהמדפסת,
להתיישב עם בן הזוג על המיטה ולהתחיל לזרוק שמות, נכון? זה אולי רומנטי, אך לא
יעיל בעליל – והרשו לנו לחסוך לכן לחצים מיותרים ודפים מפוזרים שתנסו לאחד לרשימה
אחת שנה אחר כך...
קודם
כל, יש לנו טיפ שיקל עליכן את החיים (אמרנו לכן, הגענו ליקום הזה כדי להפיץ אור
ואהבה). ראשית הורידו את אפליקציית Contacts
to Excel שכפי שבטח הבנתן משמה – פשוט מורידה את
רשימת אנשי הקשר שלכם מהנייד אל רשימת אקסל חיננית.
הפלא ופלא! בלי לכתוב על דף
שמות ומספרים, בלי להעיק על אמא ואבא שיקדישו את השבועיים הקרובים לשליפת מספרים של
מוזמנים מהנייד (שבועיים? אולי חודשיים!) – במקום פשוט קחו או המכשירים שלהם, שלפו
את אנשי הקשר שלהם בקלות אל עבר גיליון אקסל חגיגי ושלחו לעצמם למייל. צ'צ'ינג.
שלב
ב': אקסל זה החיים והחיים זה אקסל – נראה מסובך, פשוט לאללה
מה
שמוביל אותו לטיפ הקריטי הבא – אתן חייבת לנהל את רשימת המוזמנים רק על גבי אקסל!
גם אנחנו סולדות ממספרים, אך זה פשוט בגדר מאסט, ולא תבזבזו זמן ותלכו לאיבוד בין
שמות, מספרים, פתקים ומחיקות – כאילו שהאייטיז שוב כאן.
היופי
הוא שרשימת המוזמנים שתכינו ממש עכשיו, תהפוך בהמשך לרשימת סידורי ההושבה לאירוע
(ותחסוך מכן לחצים אדירים בשלבים מתקדמים יותר של תכנון החתונה), ובעתיד הוורוד
יותר – תהפוך גם לרשימת מעקב המתנות לחתונה, שזה חשוב בפני עצמו!
באקסל
תוכלו לסדר קטגוריות בקלות. בשלב הראשוני, קטגוריות כמו "שם", "כמות"
(כי אם אתן מזמינות את יוסי מהעבודה עם בת זוגתו, לא חייבים לכתוב פעמיים
"יוסי" ברשימה, אלא – פשוט להוסיף רובריקה של כמות ותחתיה לציין
"2"), "קיבל הזמנה?", "אישר הגעה?".
בהמשך
תוכלו להוסיף הערות לצד שמות המוזמנים ("מוזמן מתנדנד", "צורך
בנגישות", "טבעוני") – וברגע שיהיו שינויים (כמו מוזמן, הידוע
בכינוי "דוש", שמודיע לכן שיש לו חתונה של בת דודה באותו היום ולכן לא
יוכל להגיע) – תוכלו להסיר שמות מהרשימה ולהבין מה מספר המוזמנים העדכני בקלילות.
פאן, פאן, פאן.
שלב
ג': איך מחליטים את מי להזמין?
לפני
הכול, נסו לתכנן את גודל החתונה שאתן רוצות – קטנה ואינטימית? הוליוודית וענקית?
בהתאם לבחירתכן – שחררו חבל להורים ולמשפחה להזמין "מוזמנים חיצוניים",
ובחרו גם אתן אם להזמין את כל החברים מהעבודה, או אולי רק את הקרובים באמת.
התשובה
לכך היא פשוט נגזרת של גודל החתונה שאתן רוצות – ככל שמדבר בחתונה קטנה יותר, בחרו
רק באנשים הקרובים באמת לליבכן, ולהפך אם אתן מתכננות אירוע גדול.
אל
תשכחו לנסות להתחשב גם בהורים – זה נכון שחצי מהאנשים שהם מתכננים להזמין אתן לא
ממש מכירות (או סיימתן להכיר בגיל שש), אבל תזכרו שגם הוריכן חיכו לחתונה שלכן
שנים ושהם מתרגשים לא פחות.
הם
מגזימים בכמות? נהלו איתם משא ומתן כשתסבירו להם שאתן לא רוצות חתונה ענקית, אבל
אל תחתכו להם את החבל כליל או תקלעו לריבים מיותרים סטייל "אתם חושבים רק על
עצמכם!" והפייבוריט "זה בכלל החתונה שלי!!".
כולנו היינו שם, זה לא
מחזה נעים וייסורי המצפון גם ככה יציפו אתכן שתי דקות אחר כך. לא כדאי לתעל את
האנרגיה להחלטה על גן או אולם? ;)
עכשיו,
כשסיימתן לגבש את רשימת המוזמנים, תוכלו לדעת אילו לוקיישנים רלוונטיים עבורכן – ובקרוב
תוכלו לשחרר את ה-save the date הנכסף!
אבל איך
בכלל בוחרים מקום לאירוע ולמה כדאי לשים לב? בכתבה הבאה בסדרה נספר על חמשת
הפרמטרים הקריטיים שצריך לחשוב עליהם בדרך לחיפוש אחר לוקיישן לחתונה. שווה לחכות,
הכתבה יוצאת ממש בקרוב!
ובינתיים,
אם קצת הסתבכתן בגיבוש רשימת המוזמנים או שאתן רוצות ללכת על בטוח, אתן מוזמנות
להשתמש בשירות המפיקים הדיגיטליים שמוענק לקוראים היקרים שלנו ללא כל עלות!